Van aanvraag tot verificatierapport

Verificatie is geen momentopname. Het is een traject met vaste stappen, waarin elk oordeel terug te voeren is op bewijs dat wij zelf hebben verzameld en getoetst.

Verinova bv doorloopt voor elke opdracht dezelfde processtappen. Zo weet u vooraf wat u kunt verwachten, en kunnen wij tegenover u, tegenover de bevoegde autoriteit en tegenover onze accreditatie-instantie aantonen hoe wij tot ons oordeel zijn gekomen.

Onze werkwijze berust op de normen EN ISO/IEC 17029 en EN ISO 14065, aangevuld met ISO 14064-3 voor de uitvoering en ISO 14066 voor de competentie van het verificatieteam. Voor ETS-verificaties gelden daarbovenop Richtlijn 2003/87/EG en Uitvoeringsverordening (EU) 2018/2067, gewijzigd door (EU) 2025/1192. De stappen hieronder volgen de indeling en de terminologie van die verordening.

​

Fase 1 - Aanvraag en overeenkomst

1. Precontractuele beoordeling. Voordat wij een opdracht aanvaarden, vormen wij ons een beeld van uw organisatie. Wij beoordelen de risico's die aan de verificatie verbonden zijn, bepalen op basis van uw informatie het toepassingsgebied, toetsen of de opdracht binnen onze accreditatiereikwijdte valt, of wij een voldoende competent verificatieteam kunnen samenstellen en of wij de verificatie binnen het vereiste tijdschema kunnen afronden. Tot slot bepalen wij de tijdtoewijzing: het aantal uren dat een behoorlijke verificatie vraagt. Op basis daarvan aanvaarden wij de opdracht of geven wij gemotiveerd aan waarom niet.

2. Verificatieovereenkomst. Bij aanvaarding leggen wij de afspraken schriftelijk vast: onderwerp en toepassingsgebied, het toepasselijke kader, de timing, uw medewerking bij toegang tot documentatie, processen, locaties, bescheiden en personeel, de eventuele aanwezigheid van waarnemers zoals BELAC-beoordelaars of verificateurs in opleiding, en de regels voor het verwijzen naar de verificatie in uw eigen communicatie.

 

Fase 2 - Planning

3. Strategische analyse. Wij beoordelen de waarschijnlijke aard, reikwijdte en complexiteit van de verificatietaken door al uw relevante activiteiten aan een strategische analyse te onderwerpen. Daarbij kijken wij onder meer naar de categorie van de installatie, het door de bevoegde autoriteit goedgekeurde monitoringplan of monitoringmethodiekplan en de daarin vastgelegde methodiek, de aard en complexiteit van uw emissiebronnen en bronstromen, de gebruikte meetapparatuur en berekeningsfactoren, en uw dataflowactiviteiten, controlesysteem en controleomgeving. Wij controleren ook of het voorgelegde plan de meest recente goedgekeurde versie is en of het tijdens de verslagperiode is gewijzigd.

4. Risicoanalyse. Op basis van de strategische analyse brengen wij de intrinsieke risico's, de controlerisico's en het daaruit voortvloeiende opsporingsrisico in kaart. Zo bepalen wij waar de kans op een materiële onjuistheid het grootst is en waar de verificatie dus haar zwaartepunt moet krijgen.

5. Verificatieplan. De uitkomsten van beide analyses vertalen wij naar een verificatieplan. Dat bestaat uit een verificatieprogramma dat de aard, reikwijdte, timing en werkwijze van de verificatieactiviteiten beschrijft, een testplan voor het toetsen van uw controleactiviteiten, en een gegevensbemonsteringsplan dat vastlegt hoe wij de meetgegevens achter de geaggregeerde cijfers bemonsteren. Bij het bepalen van de steekproefomvang wegen wij het materialiteitsniveau, de resultaten van de analytische procedures en de eis van een redelijke mate van zekerheid tegen elkaar af. Het plan en het steekproefplan worden goedgekeurd door de teamleider. Wij delen de samenstelling van het verificatieteam tijdig met u, zodat u bezwaar kunt maken tegen de aanstelling van een teamlid.

 

Fase 3 - Uitvoering

6. Procesanalyse. Wij voeren het testplan uit: wij volgen de gegevensstroom op basis van de volgorde en interactie van uw dataflowactiviteiten, van de primaire brongegevens tot het opgestelde verslag, en beoordelen de gebruikte systemen. Daarbij toetsen wij of uw controleactiviteiten correct zijn gedocumenteerd, worden uitgevoerd en gehandhaafd, en of ze de intrinsieke risico's daadwerkelijk beperken.

7. Analytische procedures en gegevensverificatie. Wij onderwerpen de gerapporteerde gegevens aan analytische procedures om afwijkingen, schommelingen en onverwachte trends op te sporen, en verifiëren de gegevens zelf tot op de brongegevens: facturen, meterstanden, laboratoriumanalyses. Wij controleren of de monitoringmethodiek correct is toegepast, hoe met ontbrekende gegevens is omgegaan en of de onzekerheidsbeoordeling klopt.

8. Bezoek ter plaatse. Een fysiek bezoek ter plaatse maakt standaard deel uit van het traject; afzien van het bezoek of een virtueel bezoek is enkel mogelijk onder de strikte voorwaarden van de verordening. Ter plaatse controleren wij meetapparatuur, spreken wij met de betrokken medewerkers en verifiëren wij de praktijk achter de cijfers.

9. Bevindingen en materialiteit. Onjuistheden, non-conformiteiten en gevallen van niet-naleving leggen wij tijdig aan u voor, zodat u ze nog tijdens het traject kunt corrigeren. Bij het afronden controleren wij uw definitieve gegevens, bekijken wij de reden voor verschillen met eerder ingediende cijfers, en beoordelen wij of het verificatierisico laag genoeg is om met een redelijke mate van zekerheid te kunnen concluderen dat het verslag geen materiële onjuistheden bevat. Stellen wij onderweg extra risico's vast, dan werken wij de risicoanalyse en het verificatieplan bij en passen wij de verificatieactiviteiten aan.

 

Fase 4 - Beoordeling en besluit

10. Onafhankelijke beoordeling. Voordat het verificatierapport wordt uitgebracht, leggen wij de interne verificatiedocumentatie en het rapport voor aan een onafhankelijke beoordelaar. Deze persoon maakt geen deel uit van het verificatieteam en was ook niet betrokken bij de planning. Hij beoordeelt het volledige verificatieproces: of het conform de verordening en onze procedures is verlopen, of de teamleden competent waren voor wat zij hebben gedaan, of de nodige professionaliteit en oordeelkundigheid zijn toegepast, en of het verzamelde bewijsmateriaal volstaat voor een oordeel met een redelijke mate van zekerheid. Moeten er daarna nog wijzigingen in het rapport worden aangebracht, dan beoordeelt hij ook die.

11. Verificatierapport. Op basis van de conclusies van de onafhankelijke beoordelaar en het bewijs in de interne verificatiedocumentatie machtigen wij een daartoe aangewezen persoon om het verificatierapport authentiek te verklaren. Ook deze persoon was niet bij de uitvoering en niet bij de planning betrokken. Het rapport vermeldt onder meer uw naam, het geverifieerde verslag en de betrokken periode, het toepassingsgebied en de doelstelling, het toegepaste kader, onze gegevens, het oordeel en de datum en unieke identificatie. Bij een positief oordeel ontvangt u de verklaring die u indient bij uw bevoegde autoriteit. Geven wij geen bevestigend oordeel, dan lichten wij dat aan u toe. Onopgeloste niet-materiële non-conformiteiten en aanbevelingen voor verbetering van uw monitoring- en rapportageproces nemen wij op in het rapport.

 

Fase 5 - Na afgifte

12. Nieuwe feiten na afgifte. Wordt na afgifte een fout vastgesteld die van materiële invloed kan zijn op ons oordeel, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op en, waar vereist, met de bevoegde autoriteit. Wij beoordelen dan of het rapport herzien of ingetrokken moet worden en brengen zo nodig een herzien verificatierapport uit, met vermelding van de reden. Omgekeerd verwacht de overeenkomst van u dat u ons meldt wat de geldigheid van een afgegeven oordeel kan aantasten.

13. Interne verificatiedocumentatie. Van elke verificatie houden wij een volledig dossier bij: de aangeleverde informatie, de onderbouwing van de tijdtoewijzing, de strategische analyse en risicoanalyse, het verificatieplan en de wijzigingen daarop, het verzamelde bewijsmateriaal, de bevindingen, de onafhankelijke beoordeling en het verificatierapport. Wij bewaren dat veilig en vertrouwelijk gedurende de wettelijk en contractueel vereiste termijn.