Van aanvraag tot verificatierapport
Verificatie is geen momentopname. Het is een traject met vaste stappen, waarin elk oordeel terug te voeren is op bewijs dat wij zelf hebben verzameld en getoetst.
Verinova bv doorloopt voor elke opdracht dezelfde processtappen. Zo weet u vooraf wat u kunt verwachten, en kunnen wij tegenover u, tegenover de bevoegde autoriteit en tegenover onze accreditatie-instantie aantonen hoe wij tot ons oordeel zijn gekomen.
Onze werkwijze berust op de normen EN ISO/IEC 17029 en EN ISO 14065, aangevuld met ISO 14064-3 voor de uitvoering en ISO 14066 voor de competentie van het verificatieteam. Voor ETS-verificaties gelden daarbovenop Richtlijn 2003/87/EG en Uitvoeringsverordening (EU) 2018/2067, gewijzigd door (EU) 2025/1192. De stappen hieronder volgen de indeling en de terminologie van die verordening.
Fase 1 - Aanvraag en overeenkomst
1. Precontractuele beoordeling. Voordat wij een opdracht aanvaarden, vormen wij ons een beeld van uw organisatie. Wij beoordelen de risico's die aan de verificatie verbonden zijn, bepalen op basis van uw informatie het toepassingsgebied, toetsen of de opdracht binnen onze accreditatiereikwijdte valt, of wij een voldoende competent verificatieteam kunnen samenstellen en of wij de verificatie binnen het vereiste tijdschema kunnen afronden. Tot slot bepalen wij de tijdtoewijzing: het aantal uren dat een behoorlijke verificatie vraagt. Op basis daarvan aanvaarden wij de opdracht of geven wij gemotiveerd aan waarom niet.
2. Verificatieovereenkomst. Bij aanvaarding leggen wij de afspraken schriftelijk vast: onderwerp en toepassingsgebied, het toepasselijke kader, de timing, uw medewerking bij toegang tot documentatie, processen, locaties, bescheiden en personeel, de eventuele aanwezigheid van waarnemers zoals BELAC-beoordelaars of verificateurs in opleiding, en de regels voor het verwijzen naar de verificatie in uw eigen communicatie.
Fase 2 - Planning
3. Strategische analyse. Wij beoordelen de waarschijnlijke aard, reikwijdte en complexiteit van de verificatietaken door al uw relevante activiteiten aan een strategische analyse te onderwerpen. Daarbij kijken wij onder meer naar de categorie van de installatie, het door de bevoegde autoriteit goedgekeurde monitoringplan of monitoringmethodiekplan en de daarin vastgelegde methodiek, de aard en complexiteit van uw emissiebronnen en bronstromen, de gebruikte meetapparatuur en berekeningsfactoren, en uw dataflowactiviteiten, controlesysteem en controleomgeving. Wij controleren ook of het voorgelegde plan de meest recente goedgekeurde versie is en of het tijdens de verslagperiode is gewijzigd.
4. Risicoanalyse. Op basis van de strategische analyse brengen wij de intrinsieke risico's, de controlerisico's en het daaruit voortvloeiende opsporingsrisico in kaart. Zo bepalen wij waar de kans op een materiële onjuistheid het grootst is en waar de verificatie dus haar zwaartepunt moet krijgen.
5. Verificatieplan. De uitkomsten van beide analyses vertalen wij naar een verificatieplan. Dat bestaat uit een verificatieprogramma dat de aard, reikwijdte, timing en werkwijze van de verificatieactiviteiten beschrijft, een testplan voor het toetsen van uw controleactiviteiten, en een gegevensbemonsteringsplan dat vastlegt hoe wij de meetgegevens achter de geaggregeerde cijfers bemonsteren. Bij het bepalen van de steekproefomvang wegen wij het materialiteitsniveau, de resultaten van de analytische procedures en de eis van een redelijke mate van zekerheid tegen elkaar af. Het plan en het steekproefplan worden goedgekeurd door de teamleider. Wij delen de samenstelling van het verificatieteam tijdig met u, zodat u bezwaar kunt maken tegen de aanstelling van een teamlid.
Fase 3 - Uitvoering
6. Procesanalyse. Wij voeren het testplan uit: wij volgen de gegevensstroom op basis van de volgorde en interactie van uw dataflowactiviteiten, van de primaire brongegevens tot het opgestelde verslag, en beoordelen de gebruikte systemen. Daarbij toetsen wij of uw controleactiviteiten correct zijn gedocumenteerd, worden uitgevoerd en gehandhaafd, en of ze de intrinsieke risico's daadwerkelijk beperken.
7. Analytische procedures en gegevensverificatie. Wij onderwerpen de gerapporteerde gegevens aan analytische procedures om afwijkingen, schommelingen en onverwachte trends op te sporen, en verifiëren de gegevens zelf tot op de brongegevens: facturen, meterstanden, laboratoriumanalyses. Wij controleren of de monitoringmethodiek correct is toegepast, hoe met ontbrekende gegevens is omgegaan en of de onzekerheidsbeoordeling klopt.
8. Bezoek ter plaatse. Een fysiek bezoek ter plaatse maakt standaard deel uit van het traject; afzien van het bezoek of een virtueel bezoek is enkel mogelijk onder de strikte voorwaarden van de verordening. Ter plaatse controleren wij meetapparatuur, spreken wij met de betrokken medewerkers en verifiëren wij de praktijk achter de cijfers.
9. Bevindingen en materialiteit. Onjuistheden, non-conformiteiten en gevallen van niet-naleving leggen wij tijdig aan u voor, zodat u ze nog tijdens het traject kunt corrigeren. Bij het afronden controleren wij uw definitieve gegevens, bekijken wij de reden voor verschillen met eerder ingediende cijfers, en beoordelen wij of het verificatierisico laag genoeg is om met een redelijke mate van zekerheid te kunnen concluderen dat het verslag geen materiële onjuistheden bevat. Stellen wij onderweg extra risico's vast, dan werken wij de risicoanalyse en het verificatieplan bij en passen wij de verificatieactiviteiten aan.
Fase 4 - Beoordeling en besluit
10. Onafhankelijke beoordeling. Voordat het verificatierapport wordt uitgebracht, leggen wij de interne verificatiedocumentatie en het rapport voor aan een onafhankelijke beoordelaar. Deze persoon maakt geen deel uit van het verificatieteam en was ook niet betrokken bij de planning. Hij beoordeelt het volledige verificatieproces: of het conform de verordening en onze procedures is verlopen, of de teamleden competent waren voor wat zij hebben gedaan, of de nodige professionaliteit en oordeelkundigheid zijn toegepast, en of het verzamelde bewijsmateriaal volstaat voor een oordeel met een redelijke mate van zekerheid. Moeten er daarna nog wijzigingen in het rapport worden aangebracht, dan beoordeelt hij ook die.
11. Verificatierapport. Op basis van de conclusies van de onafhankelijke beoordelaar en het bewijs in de interne verificatiedocumentatie machtigen wij een daartoe aangewezen persoon om het verificatierapport authentiek te verklaren. Ook deze persoon was niet bij de uitvoering en niet bij de planning betrokken. Het rapport vermeldt onder meer uw naam, het geverifieerde verslag en de betrokken periode, het toepassingsgebied en de doelstelling, het toegepaste kader, onze gegevens, het oordeel en de datum en unieke identificatie. Bij een positief oordeel ontvangt u de verklaring die u indient bij uw bevoegde autoriteit. Geven wij geen bevestigend oordeel, dan lichten wij dat aan u toe. Onopgeloste niet-materiële non-conformiteiten en aanbevelingen voor verbetering van uw monitoring- en rapportageproces nemen wij op in het rapport.
Fase 5 - Na afgifte
12. Nieuwe feiten na afgifte. Wordt na afgifte een fout vastgesteld die van materiële invloed kan zijn op ons oordeel, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op en, waar vereist, met de bevoegde autoriteit. Wij beoordelen dan of het rapport herzien of ingetrokken moet worden en brengen zo nodig een herzien verificatierapport uit, met vermelding van de reden. Omgekeerd verwacht de overeenkomst van u dat u ons meldt wat de geldigheid van een afgegeven oordeel kan aantasten.
13. Interne verificatiedocumentatie. Van elke verificatie houden wij een volledig dossier bij: de aangeleverde informatie, de onderbouwing van de tijdtoewijzing, de strategische analyse en risicoanalyse, het verificatieplan en de wijzigingen daarop, het verzamelde bewijsmateriaal, de bevindingen, de onafhankelijke beoordeling en het verificatierapport. Wij bewaren dat veilig en vertrouwelijk gedurende de wettelijk en contractueel vereiste termijn.
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De la demande au rapport de vérification
La vérification n’est pas une simple photographie à un instant donné. Il s’agit d’un processus structuré comprenant des étapes définies, dans lequel chaque conclusion doit pouvoir être reliée à des éléments probants que nous avons nous-mêmes recueillis et évalués.
Verinova bv suit les mêmes étapes de processus pour chaque mission. Vous savez ainsi à l’avance à quoi vous attendre, tandis que nous sommes en mesure de démontrer, à votre égard, à l’autorité compétente et à notre organisme d’accréditation, comment nous sommes parvenus à notre conclusion.
Notre approche repose sur les normes EN ISO/IEC 17029 et EN ISO 14065, complétées par l’ISO 14064-3 pour la réalisation des vérifications et par l’ISO 14066 pour les compétences de l’équipe de vérification. Pour les vérifications ETS, s’y ajoutent la directive 2003/87/CE et le règlement d’exécution (UE) 2018/2067, modifié par le règlement (UE) 2025/1192. Les étapes ci-dessous suivent la structure et la terminologie de ce règlement.
Phase 1 – Demande et convention
1. Revue précontractuelle. Avant d’accepter une mission, nous prenons connaissance de votre organisation. Nous évaluons les risques liés à la vérification, déterminons sur la base des informations que vous nous fournissez le périmètre applicable, vérifions si la mission relève de la portée de notre accréditation, si nous pouvons constituer une équipe de vérification disposant des compétences requises et si nous sommes en mesure d’achever la vérification dans les délais prescrits. Enfin, nous déterminons le temps à consacrer à la mission, c’est-à-dire le nombre d’heures nécessaire à une vérification adéquate. Sur cette base, nous acceptons la mission ou vous indiquons de manière motivée les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas l’accepter.
2. Convention de vérification. Lorsque la mission est acceptée, nous formalisons les modalités par écrit : l’objet et le périmètre de la mission, le cadre applicable, le calendrier, votre coopération pour l’accès à la documentation, aux processus, aux sites, aux pièces justificatives et au personnel, la présence éventuelle d’observateurs tels que des évaluateurs BELAC ou des vérificateurs en formation, ainsi que les règles applicables aux références à la vérification dans votre propre communication.
Phase 2 – Planification
3. Analyse stratégique. Nous évaluons la nature, l’étendue et la complexité probables des tâches de vérification en soumettant l’ensemble de vos activités pertinentes à une analyse stratégique. Nous examinons notamment la catégorie de l’installation, le plan de surveillance ou le plan méthodologique de surveillance approuvé par l’autorité compétente ainsi que la méthodologie qui y est définie, la nature et la complexité de vos sources d’émission et flux, les équipements de mesure et facteurs de calcul utilisés, ainsi que vos activités de gestion des flux de données, votre système de contrôle et votre environnement de contrôle. Nous vérifions également que le plan présenté correspond à la version approuvée la plus récente et s’il a été modifié au cours de la période de déclaration.
4. Analyse des risques. Sur la base de l’analyse stratégique, nous identifions les risques inhérents, les risques liés au contrôle ainsi que le risque de détection qui en découle. Nous déterminons ainsi les domaines dans lesquels la probabilité d’une inexactitude significative est la plus élevée et sur lesquels la vérification doit donc se concentrer en priorité.
5. Plan de vérification. Nous traduisons les résultats de ces deux analyses dans un plan de vérification. Celui-ci comprend un programme de vérification décrivant la nature, l’étendue, le calendrier et les modalités des activités de vérification, un plan de test destiné à évaluer vos activités de contrôle ainsi qu’un plan d’échantillonnage des données définissant la manière dont nous échantillonnons les données de mesure sous-jacentes aux données agrégées. Pour déterminer la taille de l’échantillon, nous tenons compte du seuil de matérialité, des résultats des procédures analytiques et de l’exigence d’obtenir une assurance raisonnable. Le plan de vérification et le plan d’échantillonnage sont approuvés par le responsable de l’équipe. Nous vous communiquons en temps utile la composition de l’équipe de vérification afin de vous permettre de formuler une objection concernant la désignation d’un membre de l’équipe.
Phase 3 – Réalisation
6. Analyse des processus. Nous mettons en œuvre le plan de test : nous suivons le flux de données sur la base de la séquence et de l’interaction de vos activités de gestion des flux de données, depuis les données sources primaires jusqu’au rapport établi, et nous évaluons les systèmes utilisés. Nous vérifions notamment si vos activités de contrôle sont correctement documentées, mises en œuvre et maintenues, et si elles permettent effectivement de réduire les risques inhérents.
7. Procédures analytiques et vérification des données. Nous soumettons les données déclarées à des procédures analytiques afin de détecter les écarts, fluctuations et tendances inattendues, et nous vérifions les données elles-mêmes jusqu’aux données sources : factures, relevés de compteurs, analyses de laboratoire. Nous contrôlons si la méthodologie de surveillance a été correctement appliquée, comment les données manquantes ont été traitées et si l’évaluation de l’incertitude est correcte.
8. Visite sur site. Une visite physique sur site fait en principe partie intégrante du processus. L’absence de visite ou le recours à une visite virtuelle ne sont possibles que dans les conditions strictes prévues par le règlement. Sur place, nous contrôlons les équipements de mesure, échangeons avec les collaborateurs concernés et vérifions la réalité opérationnelle sous-jacente aux données déclarées.
9. Constatations et matérialité. Nous vous communiquons en temps utile les inexactitudes, non-conformités et cas de non-respect constatés afin que vous puissiez encore les corriger au cours du processus. Lors de la finalisation, nous contrôlons vos données définitives, examinons les raisons des différences par rapport aux chiffres communiqués précédemment et évaluons si le risque de vérification est suffisamment faible pour pouvoir conclure, avec un niveau d’assurance raisonnable, que le rapport ne comporte aucune inexactitude significative. Si nous identifions de nouveaux risques au cours de la vérification, nous actualisons l’analyse des risques et le plan de vérification et adaptons les activités de vérification en conséquence.
Phase 4 – Revue et décision
10. Revue indépendante. Avant l’émission du rapport de vérification, nous soumettons la documentation interne de vérification et le rapport à un réviseur indépendant. Cette personne ne fait pas partie de l’équipe de vérification et n’a pas non plus participé à la planification. Elle évalue l’ensemble du processus de vérification : si celui-ci a été réalisé conformément au règlement et à nos procédures, si les membres de l’équipe disposaient des compétences nécessaires pour les tâches qu’ils ont réalisées, si le professionnalisme et le jugement professionnel requis ont été appliqués et si les éléments probants recueillis sont suffisants pour étayer une conclusion avec un niveau d’assurance raisonnable. Si des modifications doivent encore être apportées au rapport par la suite, celles-ci sont également soumises à son évaluation.
11. Rapport de vérification. Sur la base des conclusions du réviseur indépendant et des éléments probants contenus dans la documentation interne de vérification, nous autorisons une personne désignée à authentifier le rapport de vérification. Cette personne n’a, elle non plus, participé ni à la réalisation ni à la planification de la vérification. Le rapport mentionne notamment votre nom, le rapport vérifié et la période concernée, le périmètre et l’objectif de la vérification, le cadre applicable, nos coordonnées, la conclusion de vérification ainsi que la date et un identifiant unique. En cas de conclusion positive, vous recevez la déclaration que vous transmettez à votre autorité compétente. Si nous ne sommes pas en mesure d’émettre une conclusion positive, nous vous en expliquons les raisons. Les non-conformités non significatives qui n’ont pas été résolues ainsi que les recommandations visant à améliorer votre processus de surveillance et de déclaration sont reprises dans le rapport.
Phase 5 – Après émission
12. Faits nouveaux après émission. Si, après l’émission du rapport, une erreur susceptible d’avoir une incidence significative sur notre conclusion est constatée, nous prenons contact avec vous dans les meilleurs délais et, lorsque cela est requis, avec l’autorité compétente. Nous évaluons alors si le rapport doit être révisé ou retiré et, si nécessaire, émettons un rapport de vérification révisé en précisant la raison de cette révision. Réciproquement, la convention prévoit que vous nous informiez de tout élément susceptible de remettre en cause la validité d’une conclusion déjà émise.
13. Documentation interne de vérification. Pour chaque vérification, nous constituons un dossier complet comprenant les informations fournies, la justification du temps alloué à la mission, l’analyse stratégique et l’analyse des risques, le plan de vérification et ses éventuelles modifications, les éléments probants recueillis, les constatations, la revue indépendante et le rapport de vérification. Cette documentation est conservée de manière sécurisée et confidentielle pendant la durée requise par les dispositions légales et contractuelles applicables.
